Accesso agli atti: non sussiste l’obbligo di accesso fisico in caso di richiesta dei documenti in formato digitale

Con sentenza n. 250 del 13/02/2024 il TAR Veneto ha chiarito che colui che richiede la copia di documenti in formato digitale, mediante l’accesso documentale, non è tenuto all’accesso fisico ed ha pertanto dichiarato illegittima la nota dell’Agenzia Regionale per la prevenzione e protezione ambiente del Veneto che considerava concluso negativamente il procedimento di accesso documentale stante l’omesso pagamento delle spese di riproduzione cartacea dei documenti richiesti.

In particolare, il TAR Veneto ha evidenziato:

• In via preliminare, la sussistenza dei presupposti per la richiesta del diritto di accesso ex L. 241/1990, ovvero l’esistenza dell’interesse diretto, concreto ed attuale del richiedente corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata ai documenti oggetto della richiesta;
• Nel merito, la violazione dei principi di economicità ed efficacia dell’azione amministrativa, del divieto di aggravamento del procedimento ai sensi dell’art. 1 L. 241/1990, nonché la violazione dei principi di buona fede e di collaborazione che devono sempre connotare il comportamento della PA, ai sensi dell’art. 1, comma 2bis, L. 241/1990. Difatti, l’Amministrazione ha presentato un preventivo di spese -relativo alla copiature degli atti- ad operazioni già concluse ed in contrasto con quanto disposto nella richiesta del ricorrente che aveva espressamente indicato che la riproduzione dei documenti avvenisse in formato digitale.

In considerazione di ciò, il TAR ha ritenuto che l’Amministrazione abbia operato in violazione della regolamentazione interna -che subordina le attività funzionali all’esercizio dell’accesso alla previa condivisione con il richiedente della spesa preventivata dall’amministrazione- adducendo ragioni generiche e infondate, quali la decisione unilaterale di procedere con la stampa, l’oscuramento “a mano” dei dati sensibili e la successiva scansione dei documenti, tutte attività che avrebbero generato un aggravamento del lavoro e, quindi, dei costi.

In esito a quanto sopra, il TAR Veneto ha annullato la nota con cui l’Amministrazione aveva concluso negativamente il procedimento di accesso documentale ex L. 241/1990, ribadendo il diritto del richiedente di prendere visione ed estrarre copia dei documenti digitali richiesti, subordinatamente al solo pagamento delle spese di ricerca e visura oltre al costo della chiavetta USB quale supporto per la memorizzazione dei documenti oggetto della richiesta di accesso.