Trasferimento della PEC degli iscritti all’albo da INI-PEC a INAD: adempimenti privacy degli Ordini professionali; Esempio di informativa

Trasferimento della PEC da INI-PEC a INAD – Presupposti e base giuridica
L’art. 6-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale (d.lgs. 82/2005) impone agli Ordini professionali di comunicare all’INI-PEC l’indirizzo PEC dei propri iscritti; a sua volta l’art. 6-quater del CAD prevede che i domicili digitali presenti in INI-PEC siano automaticamente trasferiti a INAD (Indice Nazionale dei Domicili Digitali). L’INAD, pertanto, è il nuovo registro istituito per raccogliere i domicili digitali non solo di imprese e professionisti, ma anche dei cittadini ed ha l’obiettivo di semplificare e di rendere disponibile, in un unico database, tutti i domicili digitali semplificando le attività di ricerca per chi debba inoltrare una comunicazione ufficiale.
L’INAD è, pertanto, un registro pubblico e può essere consultato da chiunque: la PEC quale domicilio digitale ha valore di “indirizzo legale” e come tale può essere conosciuto e conoscibile da PA, imprese e cittadini.
Nell’inserimento degli indirizzi PEC prima nell’INI-PEC e poi, in automatico, nell’INAD non vanno trascurati i profili legati alla tutela dei dati personali.
I due registri sono alimentati con la PEC, che, come noto, è un dato personale (anche se usato per finalità pubbliche) e che come tale richiede cautela nel suo trattamento.
La PEC non è un dato “riservato” ma il suo trattamento deve avvenire nel rispetto del Regolamento UE 679/2016 (GDPR) e del Codice privacy italiano, ovvero nel rispetto dei principi di necessarietà e minimizzazione.
Ciò posto, anche l’Ordine professionale nel trattare gli indirizzi PEC dei propri iscritti e nella consapevolezza del trasferimento, seppur automatico, da INI-PEC a INAD è tenuta ad porre in essere adempimenti per la protezione del dato.
A riguardo si segnala che il trattamento della PEC svolto dall’Ordine ai sensi dell’art. 6 bis (comunicazione a INI-PEC) ha base giuridica nell’adempimento di un obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR) e pertanto il consenso dell’iscritto non è dovuto.

È però necessario che l’Ordine fornisca un’informativa trasparente agli iscritti, ai sensi degli artt. 13-14 GDPR,  che riporti i seguenti contenuti minimi, tra cui anche il trasferimento ex lege da INI-PEC a INAD:

• Identità e dati di contatto del titolare del trattamento, ovvero dell’Ordine o collegio professionale
• Tipologia di dato trattato, ovvero indirizzo PEC/domicilio digitale.
• Finalità, ovvero adempimento di obblighi legali quali la comunicazione all’INI-PEC e il successivo trasferimento a INAD.
• Base giuridica, ovvero l’obbligo legale rinveniente dagli arr.6-bis e 6-quater del CAD
• Destinatari dei dati, ovvero gestore del registro INI-PEC (Infocamere per MIMIT) e AgID (per INAD)
• Diritti dell’interessato, ovvero i diritti stabiliti dagli artt. 15 a 22 del GDPR

In conclusione, l’Ordine non è tenuto ad alcuna attività inerente al trasferimento dei dati ma è tenuto ad aggiornare l’informativa.

Trasferimento della PEC da INI-PEC a INAD – Tempistiche e modalità
Il trasferimento avviene automaticamente secondo queste modalità:

1. Primo riversamento: il primo trasferimento è stato eseguito al momento dell’entrata in esercizio del registro INAD, come previsto dal comunicato congiunto MIMIT‑AgID del 29 luglio 2025;
2. Aggiornamenti successivi: dall’entrata in esercizio del registro INAD, ogni nuova iscrizione o aggiornamento su INI‑PEC viene trasferito quotidianamente in INAD;
3. Fase di riservatezza di 30 giorni:  dopo il trasferimento, il domicilio digitale rimane registrato in via non pubblica su INAD per 30 giorni; durante questo periodo, è visibile solo all’interessato e consente di: accedere all’informativa sul trattamento dei dati, eventualmente eleggere un domicilio digitale diverso;
4. Pubblicazione effettiva: trascorsi i 30 giorni, AgID pubblica il domicilio digitale e i dati correlati su INAD. A partire da quel momento, la PEC acquisisce valore legale anche per la sfera personale del professionista.

Esempio di integrazione dell’Informativa Privacy agli iscritti conseguente al trasferimento da INI-PEC a INAD
Al fine di facilitare l’integrazione dell’informativa che l’Ordine sottopone ai propri iscritti, si fornisce il seguente paragrafo da integrare nell’informativa privacy dell’Ordine.

“Comunicazione del domicilio digitale (PEC) all’INI-PEC e trasferimento a INAD – Ai sensi dell’art. 6-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale (d.lgs. 82/2005), l’Ordine è tenuto a raccogliere e comunicare l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) dei propri iscritti all’Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata (INI-PEC), gestito per conto del Ministero delle Imprese e del Made in Italy da Infocamere S.c.p.a.
In conformità all’art. 6-quater del medesimo decreto legislativo, i domicili digitali presenti in INI-PEC vengono trasferiti automaticamente nell’Indice Nazionale dei Domicili Digitali (INAD), gestito dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), che ne assicura la pubblicità e la consultabilità ai fini delle comunicazioni aventi valore legale.La base giuridica di tale trattamento è costituita dall’adempimento di un obbligo legale cui è soggetto l’Ordine (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR).Non è richiesto il consenso dell’interessato.Resta ferma la possibilità per l’iscritto di richiedere l’aggiornamento o la sostituzione del proprio domicilio digitale secondo quanto previsto dalla normativa vigente e dai regolamenti dei registri pubblici”.