Il legittimo impedimento nel procedimento disciplinare: presupposti, procedura e tutela della privacy

A cura di Rosalisa Lancia, DG Area Formazione e Consulenza di Legislazione Tecnica

Il legittimo impedimento: definizione e applicazione al procedimento disciplinare

L’istituto del legittimo impedimento è disciplinato, in via generale, dall’articolo 420-ter del Codice di procedura penale, che stabilisce i presupposti per il rinvio dell’udienza quando l’imputato non si presenta per “assoluta impossibilità di comparire per caso fortuito, forza maggiore o altro legittimo impedimento“. Sebbene tale disposizione sia collocata nell’ambito del processo penale, la sua applicazione si estende anche ai procedimenti disciplinari degli ordini professionali, in virtù dei principi generali che governano l’esercizio del diritto di difesa.
La giurisprudenza (SSUU Cass. Civ.) è infatti orientata nel ritenere che “le norme del codice di procedura penale si applicano soltanto nelle ipotesi in cui la legge professionale vi faccia espresso rinvio, ovvero allorché sorga la necessità di applicare istituti che hanno il loro regolamento esclusivamente nel codice di procedura penale, come nel caso del legittimo impedimento a partecipare all’udienza disciplinare“.
Questa pronuncia chiarisce in via definitiva che l’applicazione del legittimo impedimento ai procedimenti disciplinari non deriva da un automatismo normativo, ma dalla necessità di garantire l’effettività del diritto di difesa in contesti procedurali che, pur non essendo propriamente giurisdizionali, presentano caratteristiche analoghe e coinvolgono l’accertamento di responsabilità professionali con conseguenze significative per l’interessato.

I requisiti del legittimo impedimento per motivi di salute

La configurabilità del legittimo impedimento per motivi di salute è subordinata alla sussistenza di requisiti rigorosi, che la giurisprudenza ha delineato con crescente precisione. Le Sezioni Unite a più riprese hanno evidenziato che “l’impedimento a comparire previsto dall’art. 420-ter c.p.p., applicabile al procedimento disciplinare, concerne non solo la capacità di recarsi fisicamente in udienza, ma anche quella di parteciparvi dignitosamente e attivamente per l’esercizio del diritto di difesa. Tuttavia, esso non deriva automaticamente dall’esistenza di una patologia, ma deve determinare un’impossibilità effettiva ed assoluta“.
L’assolutezza dell’impedimento è l’elemento fondamentale; come precisato dalla sentenza n. 1715/2013 della Corte di cassazione “l’incolpato ha diritto ad ottenere il rinvio dell’udienza in presenza di una situazione di legittimo impedimento, tale dovendosi, però, considerare solo un impedimento assoluto a comparire e non una qualsiasi situazione di difficoltà“. Questa distinzione è cruciale per evitare che l’istituto venga utilizzato impropriamente per procrastinare il procedimento o per sottrarsi alle proprie responsabilità processuali.
a valutazione dell’impedimento deve inoltre considerare non soltanto l’aspetto fisico della presenza, ma anche la capacità effettiva di partecipare al procedimento in modo consapevole e attivo. Un impedimento può essere considerato legittimo anche quando, pur non precludendo materialmente la presenza fisica, compromette significativamente la capacità di comprensione, di attenzione o di espressione dell’interessato, rendendo di fatto inefficace l’esercizio del diritto di difesa.

La valutazione della certificazione medica

La documentazione medica prodotta a sostegno dell’istanza di legittimo impedimento deve soddisfare standard di specificità e dettaglio particolarmente elevati. La giurisprudenza ha stabilito che “il giudice, nel valutare l’impedimento a comparire dell’imputato attestato da certificato medico, deve attenersi alla natura dell’infermità e valutarne il carattere impeditivo. Può pervenire ad un giudizio negativo circa l’assoluta impossibilità a comparire solo disattendendo, con adeguata valutazione del referto, la rilevanza della patologia attestata“.
Ciò implica, di converso, che la certificazione medica non si possa limitare a generiche attestazioni di malattia, ma specifichi con precisione la natura della patologia, la sua gravità, la durata prevista e, soprattutto, l’effettiva incompatibilità con la partecipazione al procedimento disciplinare.
L’organo disciplinare, pertanto, deve operare una valutazione tecnica della documentazione medica, verificando la coerenza tra la patologia attestata e l’impedimento invocato. Tale valutazione non può limitarsi a un controllo meramente formale, ma deve approfondire la sostanza della certificazione, valutando se le condizioni di salute descritte determinino effettivamente un’impossibilità assoluta di partecipazione.

Applicabilità del legittimo impedimento nella fase preliminare del procedimento disciplinare

Il procedimento disciplinare degli ordini professionali si articola in diverse fasi procedurali, ciascuna delle quali presenta specifiche caratteristiche e finalità. Dalla fase preliminare di valutazione della segnalazione disciplinare fino al momento dibattimentale vero e proprio, l’iscritto all’albo mantiene il diritto fondamentale di partecipare attivamente al procedimento e di esercitare le proprie facoltà difensive.
In questo contesto procedurale, può sorgere la necessità per l’incolpato di invocare il legittimo impedimento per motivi di salute, richiedendo il rinvio tanto dell’incontro preliminare, quanto dell’udienza dibattimentale a causa di una condizione patologica che rende impossibile la partecipazione.
Mentre è pacifica la richiesta di legittimo impedimento nella fase procedimentale vera e propria, ovvero dopo l’instaurazione del procedimento disciplinare e la fissazione dei capi di incolpazione, qualche dubbio si è generato nella prassi nell’applicare il legittimo impedimento anche nella fase preliminare.
A tal riguardo si conferma che la possibilità di invocare il legittimo impedimento si estende anche ai momenti procedurali preliminari, purché questi presentino caratteristiche tali da richiedere la partecipazione attiva dell’interessato e l’esercizio delle facoltà difensive. Questa estensione dell’applicabilità dell’istituto trova fondamento nel principio generale del diritto di difesa di cui all’art. 24 della Costituzione, che permea l’intero procedimento disciplinare sin dalle sue fasi iniziali.
Peraltro, va evidenziato che la natura dell’incontro preliminare spesso non è meramente informale ma presenta caratteristiche procedurali che lo avvicinano a un vero e proprio contraddittorio, tanto che l’interessato ha il diritto di partecipare attivamente, di essere assistito da un difensore, di produrre documenti e di formulare osservazioni che possono influenzare significativamente l’esito del procedimento. In questa prospettiva, l’impossibilità di partecipare all’incontro preliminare per motivi di salute può compromettere in modo irreversibile l’esercizio delle facoltà difensive.

Legittimo impedimento e aspetti privacy nella valutazione della certificazione medica

La valutazione dell’istanza di legittimo impedimento comporta necessariamente l’esame della documentazione medica prodotta a sostegno della richiesta, con conseguenti implicazioni in termini di trattamento di dati sanitari e di rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.
L’organo disciplinare si trova quindi a dover bilanciare l’esigenza di verificare l’effettività dell’impedimento con la tutela della riservatezza e della dignità dell’incolpato, e a tale fine deve operare  nel rigoroso rispetto dei principi di necessità, proporzionalità e minimizzazione del trattamento dei dati particolari.
La valutazione della certificazione medica prodotta a sostegno dell’istanza di legittimo impedimento comporta necessariamente il trattamento di dati sanitari, che il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) classifica come “categorie particolari di dati personali” soggette a un regime di protezione rafforzata.

L’articolo 9 del GDPR stabilisce il principio generale del divieto di trattamento di tali dati, salvo che ricorra una delle specifiche eccezioni previste dal paragrafo 2. Nel contesto del procedimento disciplinare, la valutazione della certificazione medica trova tuttavia la sua legittimazione in diverse basi giuridiche che consentono di superare il divieto generale.

In particolare:

• la base giuridica più rilevante è l’art. 9, para. 2, lett. f) del GDPR, che prevede espressamente che il divieto di trattamento non si applica quando “il trattamento è necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali“; questa disposizione, pur riferendosi primariamente ai procedimenti giurisdizionali, trova applicazione analogica anche nei procedimenti disciplinari degli ordini professionali, che coinvolgono l’accertamento di diritti e doveri professionali. La valutazione del legittimo impedimento rientra pienamente nell’ambito dell’accertamento di un diritto procedurale dell’interessato, giustificando così il trattamento dei dati sanitari necessari per tale valutazione;
• altra base giuridica è rappresentata dall’art. 9, para. 2, lett. g) del GDPR, che consente il trattamento quando questo “è necessario per motivi di interesse pubblico rilevante sulla base del diritto dell’Unione o degli Stati membri“. L’art. 2-sexies del Codice della Privacy (D.Lgs. 196/2003) specifica che si considera rilevante l’interesse pubblico relativo, tra l’altro, alle “attività sanzionatorie e di tutela in sede amministrativa o giudiziaria”; il procedimento disciplinare degli ordini professionali rientra chiaramente in questa categoria, in quanto finalizzato alla tutela dell’interesse pubblico alla correttezza e alla competenza professionale. La valutazione del legittimo impedimento costituisce un momento essenziale di questo procedimento, necessario per garantire il rispetto del diritto di difesa e la regolarità del procedimento stesso.

Resta inteso che, pur in presenza di base giuridica, il trattamento dei dati sanitari contenuti nella certificazione medica deve avvenire nel rigoroso rispetto dei principi fondamentali stabiliti dal GDPR, con particolare attenzione ai principi di necessità, proporzionalità e minimizzazione. Applicando i principi alla gestione del legittimo impedimento in sede disciplinare ne deriva che:

• stante il principio di necessità, il trattamento deve essere strettamente indispensabile per la finalità perseguita; ciò significa che l’organo disciplinare deve limitarsi ad acquisire e valutare solo le informazioni sanitarie effettivamente necessarie per verificare se sussista un’impossibilità assoluta di partecipazione al procedimento;
• stante il principio di proporzionalità, l’entità del trattamento deve essere commisurata all’importanza della finalità e alla gravità delle conseguenze; la valutazione deve essere proporzionata alla rilevanza dell’incontro o dell’udienza per cui si chiede il rinvio, evitando indagini eccessive o non pertinenti;
• stante il principio di minimizzazione, è necessario che i dati trattati siano “adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati”; ciò assume particolare rilevanza nella valutazione della certificazione medica, imponendo all’organo disciplinare di concentrarsi esclusivamente sugli aspetti sanitari rilevanti per la valutazione dell’impedimento, senza indagare su aspetti clinici non pertinenti.

 Procedura per la valutazione del legittimo impedimento

L’organo disciplinare deve adottare una procedura interna strutturata e trasparente per la valutazione delle istanze di legittimo impedimento, che garantisca il rispetto dei diritti dell’interessato e l’efficienza del procedimento disciplinare. Si può idealmente dividere in quattro fasi

1. Fase di ricezione dell’istanza e verifica formale

La procedura si avvia con la ricezione dell’istanza di legittimo impedimento, che deve essere presentata tempestivamente e corredata della necessaria documentazione medica. L’organo disciplinare verifica preliminarmente la completezza formale dell’istanza, controllando che siano presenti tutti gli elementi richiesti: la richiesta di rinvio, l’indicazione dei motivi dell’impedimento, la certificazione medica e l’eventuale indicazione della durata prevista dell’impedimento.
La certificazione medica deve essere rilasciata da un medico abilitato e deve contenere informazioni specifiche sulla natura della patologia, sulla sua gravità, sulla durata prevista e sull’effettiva incompatibilità con la partecipazione al procedimento disciplinare. Certificazioni generiche o incomplete devono essere considerate insufficienti e l’interessato deve essere invitato a produrre documentazione integrativa.
In generale, l’istanza dovrebbe essere presentata non appena l’interessato viene a conoscenza dell’impedimento e comunque con un anticipo sufficiente per consentire la valutazione e l’eventuale riorganizzazione del calendario procedurale.

2. Fase di valutazione sostanziale

La valutazione sostanziale richiede che l’organo disciplinare valuti se la patologia attestata determini effettivamente un’impossibilità assoluta di partecipazione, non limitandosi a un controllo meramente formale della certificazione. In questa fase, potrebbe essere necessario richiedere chiarimenti e svolgere approfondimenti ma sempre nel rispetto dei principi di necessità e proporzionalità, quindi limitandosi agli aspetti strettamente necessari per la valutazione dell’impedimento; se si interpellano professionisti sanitari esterni, questi devono essere qualificati e vincolati al segreto professionale.

3. Fase decisionale

La decisione sull’istanza di legittimo impedimento deve essere adottata tempestivamente, con adeguata motivazione e nel rispetto del contraddittorio. L’organo disciplinare deve valutare tutti gli elementi acquisiti, bilanciando il diritto di difesa dell’interessato con l’esigenza di regolare e tempestivo svolgimento del procedimento disciplinare.
In caso di accoglimento dell’istanza, deve essere disposto il rinvio dell’incontro o dell’udienza a una data compatibile con la durata prevista dell’impedimento, tenendo conto delle esigenze organizzative e della ragionevole durata del procedimento. Può essere opportuno fissare sin da subito una nuova data, evitando ulteriori rinvii e ritardi.
In caso di rigetto dell’istanza, la decisione deve essere particolarmente motivata, spiegando le ragioni per cui la certificazione medica prodotta non è stata ritenuta sufficiente a dimostrare un impedimento assoluto. La motivazione deve essere specifica e dettagliata, ma sempre rispettosa della riservatezza dell’interessato.

4. Fase di Comunicazione dell’esito

La comunicazione deve contenere tutti gli elementi essenziali per consentire all’interessato di comprendere la decisione adottata e le sue conseguenze procedurali. In particolare, deve indicare chiaramente se l’istanza è stata accolta o rigettata, le ragioni della decisione, le conseguenze procedurali e gli eventuali rimedi disponibili.
In caso di accoglimento dell’istanza, la comunicazione deve specificare la nuova data fissata per l’incontro o l’udienza, le modalità di svolgimento eventualmente modificate e ogni altra informazione utile per la partecipazione. È opportuno ricordare all’interessato la necessità di comunicare tempestivamente eventuali variazioni delle condizioni di salute che possano influire sulla partecipazione.
In caso di rigetto dell’istanza, la comunicazione deve contenere una motivazione specifica e dettagliata, che spieghi le ragioni per cui la certificazione medica prodotta non è stata ritenuta sufficiente a dimostrare un impedimento assoluto. La motivazione deve essere comprensibile e deve consentire all’interessato di valutare l’opportunità di eventuali iniziative successive.
È importante che la comunicazione avvenga tempestivamente, in modo da consentire all’interessato di organizzarsi per la partecipazione al procedimento o di valutare eventuali iniziative successive. I tempi di comunicazione devono essere ragionevoli e compatibili con le esigenze del procedimento disciplinare.

Suggerimenti pratici per l’applicazione delle tutele privacy

Durante l’intera procedura di valutazione, l’organo disciplinare deve adottare specifiche misure per garantire la tutela della privacy dell’interessato e il rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali, che si sintetizzano di seguito:

• l’accesso alla documentazione medica deve essere limitato ai soli membri dell’organo disciplinare direttamente coinvolti nella valutazione, con l’adozione di misure tecniche e organizzative appropriate per garantire la riservatezza;
• la documentazione deve essere conservata in fascicoli separati, con misure di sicurezza rafforzate, e deve essere accessibile solo per il tempo strettamente necessario alla valutazione;
• risulterebbe opportuno che l’organo disciplinare fornisse all’interessato un’informativa specifica sul trattamento dei dati sanitari contenuti nella certificazione medica, indicando le finalità del trattamento, le basi giuridiche, i soggetti autorizzati all’accesso, i tempi di conservazione e i diritti dell’interessato;
• la verbalizzazione delle decisioni deve essere particolarmente attenta, documentando adeguatamente le ragioni che hanno portato all’accoglimento o al rigetto dell’istanza senza riportare dettagli clinici non necessari o informazioni che possano compromettere la riservatezza dell’interessato;
• la comunicazione della decisione deve avvenire attraverso modalità che garantiscano la certezza della ricezione e il rispetto della riservatezza. È preferibile utilizzare modalità di comunicazione formali, come la raccomandata con ricevuta di ritorno o la posta elettronica certificata, che consentano di documentare l’avvenuta notificazione. Nel caso in cui la comunicazione contenga riferimenti a dati sanitari o informazioni sensibili, devono essere adottate misure aggiuntive per garantire la riservatezza, come l’utilizzo di buste chiuse con indicazione “riservata personale” o sistemi di crittografia per le comunicazioni elettroniche.

Conclusioni

Il legittimo impedimento invocato nel procedimento disciplinare costituisce un tipico “incidente” che va gestito in conformità ai principi di tempestività, efficienza e protezione dei dati personali. Ferma restando l’attenzione alla procedura, che non viene regolamentata nelle normative professionali ma viene mutuata dal diritto processuale penale, va evidenziata la crescente attenzione per la tutela della privacy e la sempre maggiore sensibilità verso i diritti fondamentali della persona. Ciò impone un continuo aggiornamento professionale dei membri dell’organo disciplinare e una revisione costante delle procedure di funzionamento che devono riflettere l’evoluzione normativa e giurisprudenziale.